Korupsi dan penyuapan adalah ancaman besar bagi integritas dan keberlanjutan sebuah organisasi. Untuk mencegahnya, banyak perusahaan dan instansi menggunakan ISO 37001, standar internasional untuk Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP).

Agar implementasi sistem ini berjalan efektif, diperlukan dokumen ISO 37001 yang kuat, jelas, dan terstruktur. Pada artikel ini, kita mengulas segala hal penting tentang dokumentasi ISO 37001 mulai dari fungsi, struktur, contoh, hingga FAQ.

Baca juga : Dokumen ISO 13485 – Panduan Lengkap untuk Membangun Sistem Manajemen Mutu Alat Kesehatan

Apa Itu Dokumen ISO 37001?

Dokumen ISO 37001 adalah seluruh dokumentasi yang digunakan oleh organisasi untuk merencanakan, mengimplementasikan, mengoperasikan, mengevaluasi, dan meningkatkan sistem manajemen anti penyuapan.

Dokumen ini menjadi bukti bahwa organisasi telah menerapkan langkah-langkah pencegahan dan pengendalian untuk mengurangi risiko penyuapan dalam setiap aktivitas bisnisnya.

Fungsi Utama Dokumen ISO 37001

Beberapa fungsi pentingnya meliputi:

• Menjadi pedoman formal dalam menjalankan sistem anti penyuapan.

• Memberikan standar yang konsisten untuk seluruh karyawan.

• Meningkatkan integritas organisasi dan kepercayaan stakeholder.

• Menjadi bukti objektif saat audit internal maupun eksternal.

Mengapa Dokumen ISO 37001 Harus Lengkap?

Dokumen SMAP yang tidak lengkap dapat menyebabkan:

• Ketidaksesuaian (nonconformity) saat audit.

• Kegagalan dalam menerapkan kontrol anti penyuapan.

• Risiko reputasi dan hukum bagi organisasi.

Dokumen yang baik memastikan semua langkah pencegahan berjalan efektif.

Jenis Dokumen Utama ISO 37001

Beberapa dokumen penting dalam SMAP meliputi:

• Kebijakan anti penyuapan

• Manual SMAP

• Prosedur uji kelayakan (due diligence)

• Prosedur pelaporan dugaan penyuapan

• Prosedur investigasi internal

• Kode etik

• Catatan pelatihan anti penyuapan

• Register risiko penyuapan

---

Struktur Dokumen ISO 37001 Berdasarkan Klausul

ISO 37001 terdiri dari klausul yang membentuk dasar penerapan sistem anti suap. Struktur ini membantu organisasi mengembangkan dokumentasi secara komprehensif.

Struktur Klausul ISO 37001

Berikut tabel ringkas struktur klausul ISO 37001:

Dokumen Wajib (Mandatory Documents)

Beberapa dokumen wajib antara lain:

• Kebijakan anti penyuapan

• Prosedur risiko penyuapan

• Prosedur uji kelayakan mitra bisnis

• Prosedur investigasi dugaan suap

• Prosedur pelaporan pelanggaran (whistleblowing)

• Prosedur kontrol keuangan

• Catatan pelatihan

• Catatan audit internal

• Register risiko dan peluang

Contoh Format Dokumen ISO 37001

Format dasar dokumen meliputi:

• Judul dokumen

• Nomor dokumen & revisi

• Tanggal berlaku

• Tujuan

• Ruang lingkup

• Definisi

• Tanggung jawab

• Prosedur langkah-langkah

• Lampiran (formulir, checklist, diagram alur)

Format ini memudahkan konsistensi dan mempermudah audit.

---

Cara Menyusun Dokumen ISO 37001 yang Efektif

Membuat dokumen ISO 37001 membutuhkan analisis risiko, pemahaman proses bisnis, serta komitmen dari pimpinan dan karyawan.

1. Identifikasi Risiko Penyuapan

Organisasi harus mengidentifikasi risiko penyuapan berdasarkan:

• Aktivitas bisnis

• Jenis mitra usaha

• Lokasi operasi

• Histori kasus korupsi di sektor tersebut

Hasilnya dituangkan dalam register risiko penyuapan.

2. Rancang Prosedur yang Spesifik dan Relevan

Dokumen harus mencakup proses seperti:

• Pengendalian hadiah & hiburan

• Due diligence vendor dan pihak ketiga

• Pengendalian transaksi keuangan

• Pelaporan dugaan pelanggaran

Dokumen yang konkret akan membuat sistem berjalan lebih baik.

3. Lakukan Sosialisasi dan Evaluasi Berkala

Setiap dokumen harus:

• Dipahami oleh seluruh karyawan

• Direview minimal setahun sekali

• Diperbarui jika ada perubahan hukum, struktur organisasi, atau risik.

---

FAQ Seputar Dokumen ISO 37001

1. Apakah ISO 37001 wajib bagi perusahaan?

Tidak wajib, namun sangat dianjurkan terutama untuk organisasi yang berhubungan dengan pemerintah atau transaksi berisiko tinggi.

2. Berapa lama penyusunan dokumen ISO 37001?

Berkisar 1–3 bulan tergantung ukuran organisasi dan kompleksitas proses.

3. Apakah ISO 37001 sama dengan ISO 9001?

Tidak. ISO 37001 fokus pada anti penyuapan, sedangkan ISO 9001 fokus pada manajemen mutu.

4. Apakah dokumen ISO 37001 harus hardcopy?

Boleh digital maupun fisik, asal terkontrol dan mudah ditampilkan saat audit.

5. Apakah ISO 37001 menjamin tidak ada korupsi?

Tidak menjamin 100%, tetapi sangat mengurangi risiko melalui sistem dan kontrol yang terstandarisasi.

---

Kesimpulan

Dokumen ISO 37001 merupakan fondasi utama dalam menerapkan Sistem Manajemen Anti Penyuapan yang efektif. Dokumentasi yang lengkap, jelas, dan terstruktur akan membantu organisasi mengidentifikasi risiko, mengendalikan aktivitas yang rawan suap, serta membangun budaya integritas.

Dengan memahami struktur klausul, jenis dokumen wajib, dan cara penyusunannya, organisasi dapat membangun sistem anti penyuapan yang patuh terhadap standar internasional dan meningkatkan kepercayaan publik.

—

KONSULTASIKAN KEBUTUHAN ANDA,
HUBUNGI KAMI UNTUK INFORMASI & PEMESANAN

 

Website : PT Taf Multi Global
Telp kantor : +628131905750
Google Maps : ANNEX BUILDING (Bina Sentra, MENARA BIDAKARA 2, Lantai 4) Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12870