ISO 45001 adalah standar internasional untuk Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) yang digunakan oleh banyak perusahaan untuk mencegah kecelakaan, mengurangi risiko kerja, dan menciptakan lingkungan kerja yang aman.

Salah satu elemen penting dalam penerapan standar ini adalah dokumentasi ISO 45001, yang menjadi bukti serta panduan dalam menjalankan seluruh proses K3 secara terstruktur.

Artikel kali ini mengulas lengkap tentang apa saja jenis dokumen ISO 45001, bagaimana cara menyusunnya, contoh struktur dokumen, tabel referensi, serta FAQ yang sering ditanyakan praktisi K3.

Baca juga : Dokumen ISO 14001 – Jenis, Fungsi, dan Cara Penyusunan yang Tepat

Apa Itu Dokumen ISO 45001?

Dokumen ISO 45001 merupakan seluruh informasi yang disusun untuk memastikan proses keselamatan dan kesehatan kerja berjalan efektif, konsisten, dan sesuai persyaratan standar.

Pengertian Dokumentasi ISO 45001

Dalam ISO 45001:2018, dokumentasi disebut sebagai “informasi terdokumentasi” yang mencakup dua jenis:

1. Dokumen (maintained information) → prosedur, SOP, instruksi kerja

2. Rekaman (retained information) → bukti pelaksanaan, log, hasil pemeriksaan

Dokumen ini membantu perusahaan membuktikan bahwa sistem K3 sudah diterapkan dengan baik.

Tujuan Dokumentasi ISO 45001

Dokumen dibuat untuk:

• Menjelaskan proses K3 secara jelas

• Mengurangi risiko kecelakaan kerja

• Menjadi bukti objektif saat audit

• Menjamin konsistensi implementasi

• Memudahkan pelatihan karyawan baru

Dokumentasi yang baik membantu perusahaan mencapai budaya kerja yang aman.

Dokumen yang Wajib Ada dalam ISO 45001

Beberapa dokumen yang wajib disiapkan antara lain:

• Kebijakan K3

• Identifikasi bahaya dan penilaian risiko

• Program K3

• Prosedur tanggap darurat

• Prosedur investigasi kecelakaan

• Prosedur pengendalian dokumen

• Rekaman hasil inspeksi, pelatihan, dan pemantauan

---

Jenis-Jenis Dokumen ISO 45001

Dokumen ISO 45001 dapat dikelompokkan menjadi tiga level agar lebih mudah dikelola.

1. Dokumen Level 1: Kebijakan & Manual K3

Level ini bersifat strategis dan ditetapkan oleh top manajemen.

Contohnya:

• Kebijakan K3
  Berisi komitmen perlindungan tenaga kerja, pencegahan cedera, dan pemenuhan regulasi.

• Manual K3 (Opsional)
  Memuat gambaran keseluruhan sistem manajemen K3.

• Tujuan dan sasaran K3
  Disusun secara terukur dan relevan.

Dokumen level ini menjadi landasan perusahaan dalam menerapkan sistem K3.

2. Dokumen Level 2: Prosedur & SOP K3

Dokumen yang berisi langkah-langkah operasional dan proses pengendalian.

Contohnya:

• SOP Identifikasi bahaya

• Prosedur izin kerja aman (PTW)

• Prosedur inspeksi K3

• Prosedur penggunaan APD

• SOP penanganan bahan berbahaya

• Prosedur tanggap darurat

Dokumen level 2 menjembatani kebijakan dan pekerjaan teknis di lapangan.

3. Dokumen Level 3: Formulir & Rekaman

Dokumen teknis dan bukti nyata implementasi di lokasi kerja.

Contohnya:

• Rekaman training K3

• Check sheet inspeksi APAR

• Laporan insiden (incident report)

• Log sheet pengujian ventilasi

• Bukti penggunaan APD

• Catatan medical check-up karyawan

Rekaman adalah dokumen yang paling sering diminta auditor sebagai bukti penerapan sistem.

---

Cara Menyusun Dokumen ISO 45001 yang Efektif

Untuk memastikan dokumentasi mudah digunakan, penyusunan harus mengikuti pedoman yang sistematis.

1. Gunakan Struktur Dokumen yang Konsisten

Berikut struktur umum yang bisa diterapkan:

• Judul Dokumen

• Nomor / Kode Dokumen

• Tanggal Terbit dan Revisi

• Tujuan

• Ruang Lingkup

• Definisi

• Tanggung Jawab

• Prosedur Pelaksanaan

• Diagram Alur (jika diperlukan)

• Rekaman / Formulir Terkait

Struktur ini membantu auditor memahami dokumen dengan cepat.

2. Sesuaikan Dokumen dengan Kondisi Lapangan

Dokumen ISO harus mencerminkan realita operasional, misalnya:

• Cara penggunaan APD pada area tertentu

• Langkah tanggap darurat kebakaran

• Prosedur evacuation drill

• Penggunaan alat berat yang aman

Dokumen yang tidak sesuai kenyataan akan menghasilkan temuan audit mayor.

3. Gunakan Bahasa Sederhana dan Mudah Dipahami

Dokumen K3 bukan untuk orang teknis saja, tetapi semua pekerja. Pastikan:

• Bahasa jelas dan tidak bertele-tele

• Instruksi langsung menggunakan kata kerja aktif

• Dilengkapi foto atau ilustrasi bila diperlukan

Tujuannya agar implementasi bisa berjalan maksimal.

---

Contoh Tabel Dokumentasi ISO 45001

Tabel ini dapat dijadikan kerangka dasar menyusun dokumentasi awal ISO 45001.

---

FAQ (Pertanyaan yang Sering Ditanyakan)

1. Apakah manual K3 wajib dalam ISO 45001?

Tidak wajib, namun banyak perusahaan membuatnya untuk mempermudah sistem dokumentasi.

2. Berapa banyak dokumen yang harus dibuat untuk ISO 45001?

Tidak ada angka baku. Jumlah dokumen disesuaikan dengan kompleksitas dan risiko operasional perusahaan.

3. Apakah identifikasi bahaya harus dibuat tertulis?

Ya. Identifikasi bahaya dan penilaian risiko wajib didokumentasikan sebagai bukti analisis K3.

4. Berapa kali dokumen harus direvisi?

Revisi dilakukan ketika ada perubahan proses, teknologi, struktur organisasi, atau minimal sekali dalam satu tahun.

5. Apakah SOP K3 harus dipasang di area kerja?

Sangat disarankan, terutama untuk area berisiko tinggi seperti workshop, laboratorium, gudang, dan area produksi.

6. Apakah ISO 45001 wajib untuk semua perusahaan?

Tidak wajib, tetapi sangat direkomendasikan terutama bagi perusahaan dengan risiko keselamatan dan kesehatan yang tinggi.

7. Apakah dokumen ISO 45001 boleh berbentuk digital?

Boleh. ISO mendorong penggunaan dokumen digital selama dapat dikendalikan dengan baik.

---

Kesimpulan

Dokumen ISO 45001 merupakan elemen krusial dalam membangun sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja yang efektif. Mulai dari kebijakan, prosedur, hingga rekaman di lapangan — semua harus disusun rapi agar sistem K3 berjalan konsisten dan sesuai standar internasional.

Dengan memahami jenis dokumen, struktur penyusunan, dan langkah implementasi yang benar, perusahaan dapat meminimalkan risiko kecelakaan, meningkatkan produktivitas, serta memperkuat budaya keselamatan.

Panduan lengkap di atas dapat menjadi dasar Anda dalam menyusun atau memperbaiki dokumentasi ISO 45001 agar lebih efektif dan siap menghadapi audit.

 

—

KONSULTASIKAN KEBUTUHAN ANDA,
HUBUNGI KAMI UNTUK INFORMASI & PEMESANAN

 

Website : PT Taf Multi Global
Telp kantor : +628131905750
Google Maps : ANNEX BUILDING (Bina Sentra, MENARA BIDAKARA 2, Lantai 4) Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12870