Banyak perusahaan baru mulai panik ketika mendengar kalimat, “Bulan depan ada audit ISO.”
Dokumen mulai dicari, prosedur dibuka lagi, karyawan ditanya apakah masih ingat SOP, sampai meja kerja mendadak terlihat lebih rapi dari biasanya. Hehe, situasi seperti ini cukup sering terjadi ketika perusahaan belum terbiasa menghadapi audit.
Padahal, tahapan audit ISO sebenarnya bukan sesuatu yang harus ditakuti. Auditor datang bukan sekadar mencari kesalahan, tetapi menilai apakah sistem manajemen yang diterapkan perusahaan berjalan sesuai persyaratan dan bukti yang tersedia.
Nah, yang menjadi masalah biasanya bukan auditnya. Yang bikin repot adalah perusahaan belum tahu apa yang akan terjadi dari awal sampai akhir.
Begini nih gambarannya. Audit biasanya dimulai dari perencanaan, pemeriksaan dokumen dan kesiapan sistem, dilanjutkan dengan pemeriksaan penerapan di lapangan, pencatatan temuan, sampai evaluasi hasil audit.
Kalau alurnya sudah dipahami, tim perusahaan bisa mempersiapkan diri dengan jauh lebih tenang.
Baca juga : Persiapan Audit ISO
1. Tahapan Audit ISO Dimulai dari Persiapan
Sebelum auditor datang dan mulai bertanya macam-macam, ada tahap persiapan yang tidak boleh dianggap sepele. Di sinilah perusahaan menentukan apakah proses audit nantinya akan berjalan lancar atau justru penuh drama.
Menentukan Ruang Lingkup dan Tujuan Audit
Pertama, perusahaan perlu memahami ruang lingkup sistem manajemen yang akan diaudit.
Misalnya perusahaan ingin melakukan sertifikasi ISO 9001 untuk kegiatan produksi dan distribusi. Auditor akan melihat proses yang termasuk dalam ruang lingkup tersebut, bukan asal memeriksa seluruh aktivitas perusahaan tanpa arah.
Ruang lingkup ini penting karena menentukan area, proses, unit kerja, hingga aktivitas yang menjadi perhatian selama audit.
Jadi, jangan sampai tim sendiri bingung ketika auditor bertanya, “Proses apa saja yang masuk scope sertifikasi?”
Menyiapkan Dokumen dan Bukti Penerapan
Nah, ini bagian yang sering bikin tim mulai buka folder lama.
Dokumen sistem manajemen perlu disiapkan sesuai kebutuhan, misalnya kebijakan, sasaran, prosedur, instruksi kerja, formulir, rekaman evaluasi, hasil audit internal, tindakan koreksi, hingga bukti pemantauan proses.
Tapi ingat, audit ISO bukan lomba mengumpulkan dokumen sebanyak-banyaknya.
Auditor justru akan melihat apakah dokumen tersebut benar-benar digunakan dalam aktivitas sehari-hari. Kalau prosedurnya mengatakan pemeriksaan dilakukan setiap minggu, tetapi tidak ada bukti pemeriksaannya, tentu akan muncul pertanyaan.
Memastikan Karyawan Memahami Perannya
Dokumen sudah rapi, tetapi karyawan tidak memahami prosesnya? Nah, ini juga bisa menjadi masalah.
Auditor biasanya dapat bertanya langsung kepada personel yang menjalankan pekerjaan. Pertanyaannya bisa sederhana, seperti bagaimana pekerjaan dilakukan, apa tanggung jawabnya, bagaimana menangani masalah, atau apa yang dilakukan ketika terjadi ketidaksesuaian.
Karena itu, persiapan audit sebaiknya tidak hanya dilakukan oleh QA atau satu orang PIC. Orang yang menjalankan proses sehari-hari juga perlu memahami perannya.
2. Proses Audit ISO Berlanjut ke Pemeriksaan Lapangan
Setelah persiapan selesai, auditor mulai masuk ke tahap pemeriksaan. Di sinilah teori yang tertulis di dokumen dibandingkan dengan kondisi sebenarnya di perusahaan.
Opening Meeting dan Penjelasan Rencana Audit
Biasanya audit diawali dengan pertemuan pembukaan atau opening meeting.
Auditor menjelaskan tujuan audit, ruang lingkup, metode pemeriksaan, agenda, serta pihak-pihak yang akan diwawancarai atau area yang akan dikunjungi.
Buat perusahaan, ini kesempatan bagus untuk memastikan semua pihak memahami jadwal audit.
Tidak perlu tegang. Anggap saja seperti briefing sebelum pertandingan supaya semua orang tahu siapa melakukan apa.
Pemeriksaan Dokumen, Wawancara, dan Observasi
Bagian ini biasanya menjadi inti dari tahapan audit ISO.
Auditor dapat menggunakan beberapa metode sekaligus. Mereka bisa meminta dokumen, melakukan wawancara dengan karyawan, melihat rekaman kegiatan, kemudian melakukan observasi langsung ke area kerja.
Contohnya begini.
Sebuah perusahaan memiliki prosedur pemeriksaan produk sebelum dikirim kepada pelanggan. Auditor tidak hanya membaca prosedurnya, tetapi bisa bertanya kepada petugas QC bagaimana pemeriksaan dilakukan, meminta contoh rekaman pemeriksaan, lalu melihat apakah praktik di lapangan sesuai dengan prosedur tersebut.
Dari sini auditor mendapatkan gambaran apakah sistem benar-benar diterapkan.
Auditor Menelusuri Bukti Secara Sampling
Jangan kaget kalau auditor meminta contoh dokumen tertentu secara acak.
Audit umumnya menggunakan pendekatan sampling. Artinya, auditor tidak harus memeriksa seluruh transaksi, seluruh produk, atau seluruh rekaman perusahaan satu per satu.
Misalnya terdapat ratusan dokumen pemeriksaan kualitas. Auditor dapat mengambil beberapa sampel untuk melihat konsistensi penerapannya.
Kalau sampel menunjukkan proses berjalan baik dan bukti tersedia, perusahaan tentu lebih mudah menunjukkan bahwa sistemnya memang diterapkan secara konsisten.
Sebaliknya, kalau satu dokumen ditemukan tidak lengkap, auditor mungkin akan menelusuri lebih jauh untuk memahami apakah masalah tersebut hanya terjadi pada satu kasus atau merupakan masalah sistemik.
3. Tahap Akhir: Temuan, Tindakan Koreksi, dan Keputusan Sertifikasi
Setelah pemeriksaan selesai, auditor tidak langsung berkata, “Oke, sertifikat besok dikirim.” Ada proses evaluasi terlebih dahulu.
Auditor Menyampaikan Hasil dan Temuan Audit
Pada tahap ini auditor menyampaikan hasil pemeriksaan kepada perusahaan.
Temuan dapat berupa ketidaksesuaian atau hal lain yang perlu diperbaiki berdasarkan kriteria audit. Perusahaan perlu memahami setiap temuan secara jelas agar tidak salah mengambil tindakan.
Misalnya auditor menemukan bahwa evaluasi pemasok seharusnya dilakukan secara berkala, tetapi beberapa rekaman evaluasi tidak tersedia.
Nah, perusahaan bukan hanya perlu “membuat dokumen yang hilang”. Yang lebih penting adalah mencari tahu kenapa rekaman tersebut tidak tersedia dan bagaimana supaya masalah yang sama tidak terulang.
Perusahaan Melakukan Koreksi dan Tindakan Perbaikan
Kalau terdapat ketidaksesuaian, perusahaan perlu melakukan tindakan yang sesuai.
Di sinilah sering muncul salah kaprah. Koreksi dan tindakan korektif bukan selalu hal yang sama.
Koreksi berfokus pada memperbaiki masalah yang ditemukan. Sementara tindakan korektif berusaha menghilangkan penyebab masalah agar ketidaksesuaian tidak kembali terjadi.
Contohnya, ditemukan beberapa rekaman pemeriksaan yang tidak lengkap.
Koreksinya mungkin melengkapi rekaman yang memang masih dapat diverifikasi. Tetapi tindakan korektifnya bisa berupa memperbaiki mekanisme pengendalian rekaman, memberikan pemahaman kepada petugas terkait, atau memperjelas tanggung jawab dan monitoring.
Jadi, bukan sekadar “yang penting dokumennya ada”.
Keputusan Sertifikasi Ditentukan Berdasarkan Hasil Evaluasi
Setelah proses audit dan penanganan temuan dilakukan sesuai mekanisme lembaga sertifikasi, hasil audit akan dievaluasi untuk menentukan status sertifikasi.
Kalau persyaratan terpenuhi, proses sertifikasi dapat dilanjutkan hingga sertifikat diterbitkan.
Namun, mendapatkan sertifikat bukan berarti pekerjaan selesai.
Perusahaan tetap perlu menjaga sistemnya. Ada kegiatan pemantauan dan audit lanjutan sesuai skema sertifikasi yang digunakan.
Nah, justru di sini tantangan sebenarnya dimulai: bagaimana membuat sistem ISO tetap hidup setelah sertifikat sudah berada di dinding kantor?
FAQ Tahapan Audit ISO
1. Berapa lama proses audit ISO?
Durasi audit berbeda-beda tergantung standar, ruang lingkup, jumlah karyawan, kompleksitas proses, lokasi, dan faktor lain yang diperhitungkan lembaga sertifikasi.
2. Apa yang dilakukan auditor ISO saat datang ke perusahaan?
Auditor dapat melakukan pemeriksaan dokumen, wawancara karyawan, observasi aktivitas, memeriksa rekaman, serta menilai penerapan sistem manajemen berdasarkan kriteria audit.
3. Apakah semua dokumen perusahaan akan diperiksa?
Tidak selalu. Audit umumnya menggunakan metode sampling sehingga auditor memilih bukti dan rekaman tertentu untuk mendapatkan gambaran penerapan sistem.
4. Apakah menemukan temuan audit berarti perusahaan gagal?
Tidak otomatis. Temuan perlu dipahami berdasarkan jenis dan tingkatannya. Perusahaan biasanya perlu melakukan koreksi atau tindakan perbaikan sesuai hasil audit dan mekanisme lembaga sertifikasi.
5. Apakah karyawan harus menghafal semua SOP?
Tidak. Yang lebih penting adalah karyawan memahami tanggung jawab, proses kerja, serta prosedur yang memang berkaitan dengan pekerjaannya.
6. Apa yang harus dilakukan sebelum auditor datang?
Pastikan dokumen relevan tersedia, rekaman penerapan lengkap, audit internal dan evaluasi yang dipersyaratkan sudah dilakukan, serta personel memahami proses dan tanggung jawabnya.
7. Apa perbedaan audit internal dan audit sertifikasi?
Audit internal dilakukan sebagai bagian dari evaluasi internal organisasi. Audit sertifikasi dilakukan oleh lembaga sertifikasi independen untuk menilai kesesuaian terhadap standar yang menjadi dasar sertifikasi.
8. Apakah setelah mendapatkan sertifikat perusahaan tidak perlu audit lagi?
Tetap perlu ada kegiatan audit atau evaluasi lanjutan sesuai skema sertifikasi. Tujuannya memastikan sistem manajemen tetap diterapkan dan dipelihara.
Kesimpulan
Kalau diperhatikan, tahapan audit ISO sebenarnya cukup masuk akal: perusahaan mempersiapkan sistem, auditor memeriksa bukti dan penerapannya, temuan dibahas, kemudian hasilnya dievaluasi untuk menentukan langkah sertifikasi berikutnya.
Jadi, jangan melihat audit sebagai momen ketika perusahaan harus terlihat sempurna.
Justru yang lebih penting adalah menunjukkan bahwa perusahaan memahami prosesnya, menjalankannya secara konsisten, menyimpan bukti yang relevan, dan punya cara yang jelas ketika terjadi masalah.
Pada akhirnya, ISO bukan tentang membuat perusahaan terlihat rapi hanya ketika auditor datang. Sistem yang bagus adalah sistem yang tetap bekerja ketika auditor sudah pulang.
Ingin mengurus sertifikasi ISO resmi tanpa ribet dan penuh kepastian?
Konsultasikan kebutuhan ISO perusahaan Anda sekarang dan dapatkan pendampingan profesional hingga sertifikat resmi terbit!
—
KONSULTASIKAN KEBUTUHAN ANDA,
HUBUNGI KAMI UNTUK INFORMASI & PEMESANAN
Website : PT Taf Multi Global
Telp kantor : +6282112139439
Google Maps : ANNEX BUILDING (Bina Sentra, MENARA BIDAKARA 2, Lantai 4) Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12870