Dalam dunia bisnis modern yang kompetitif, menjaga kualitas dan konsistensi menjadi kunci utama keberhasilan. Salah satu cara terbaik untuk mencapainya adalah dengan menerapkan ISO 9001:2015, sebuah standar internasional yang dikembangkan oleh International Organization for Standardization (ISO).
Standar ini mengedepankan pendekatan proses (process approach) sebagai prinsip utama dalam membangun dan mengelola sistem manajemen mutu (SMM). Pendekatan ini memastikan bahwa setiap aktivitas dalam organisasi saling terhubung dan dikendalikan secara sistematis untuk mencapai hasil yang konsisten serta memenuhi kebutuhan pelanggan.
Baca juga : Prinsip Utama ISO 9001:2015 – Keterlibatan Orang
Apa Itu Pendekatan Proses dalam ISO 9001:2015?
Pendekatan proses adalah cara mengelola organisasi dengan melihat setiap kegiatan sebagai bagian dari sistem yang saling berinteraksi. Dalam konteks ISO 9001:2015, pendekatan ini membantu organisasi memahami bagaimana proses bekerja, bagaimana mereka saling memengaruhi, dan bagaimana setiap hasil dapat diukur serta ditingkatkan.
Definisi dan Tujuan Pendekatan Proses
Secara sederhana, proses adalah sekumpulan kegiatan yang menggunakan input (masukan) untuk menghasilkan output (keluaran) yang bernilai. Pendekatan proses bertujuan untuk memastikan setiap kegiatan memiliki arah yang jelas, sumber daya yang memadai, serta pengendalian yang efektif agar hasilnya sesuai dengan tujuan mutu yang telah ditetapkan.
Dengan menerapkan pendekatan ini, organisasi dapat:
- Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja,
- Mengurangi kesalahan dan ketidaksesuaian, serta
- Memperkuat koordinasi antar departemen.
Identifikasi dan Interaksi Proses
Langkah pertama dalam menerapkan pendekatan proses adalah mengidentifikasi proses utama dan pendukung dalam organisasi. Setelah itu, hubungan antarproses perlu dipetakan agar aliran informasi, bahan, dan tanggung jawab dapat berjalan lancar.
Contohnya, proses pembelian bahan baku akan memengaruhi proses produksi, dan pada akhirnya berdampak pada kualitas produk yang diterima pelanggan.
Penerapan Pendekatan Proses dalam Sistem Manajemen Mutu
Penerapan pendekatan proses bukan hanya sekadar dokumentasi, tetapi bagaimana organisasi mengelola aktivitasnya secara terukur dan terarah.
ISO 9001:2015 menekankan bahwa setiap proses harus memiliki indikator kinerja, pemilik proses, serta mekanisme evaluasi yang jelas.
Perencanaan dan Pengendalian Proses
Dalam pendekatan proses, organisasi perlu merencanakan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapainya, serta bagaimana cara memverifikasi keberhasilannya.
Langkah-langkah umumnya meliputi:
-
Menentukan tujuan proses,
-
Menetapkan tanggung jawab dan sumber daya,
-
Menentukan kriteria kinerja,
-
Memantau hasil dan mengambil tindakan perbaikan bila diperlukan.
Dengan perencanaan dan pengendalian yang baik, proses akan berjalan lebih stabil dan dapat memberikan hasil yang konsisten sesuai harapan pelanggan.
Dokumentasi Berbasis Proses
Berbeda dengan pendekatan lama yang berfokus pada departemen, ISO 9001:2015 mendorong dokumentasi yang berbasis proses.
Artinya, setiap prosedur, instruksi kerja, dan catatan mutu diorganisir berdasarkan alur proses, bukan fungsi atau jabatan.
Pendekatan ini membuat sistem lebih mudah dipahami, efisien, dan relevan bagi semua pihak yang terlibat.
Pendekatan Proses dan Pemikiran Berbasis Risiko
Salah satu keunggulan ISO 9001:2015 adalah penggabungan antara pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko (risk-based thinking).
Dua konsep ini saling melengkapi dalam memastikan sistem manajemen mutu berjalan efektif dan adaptif terhadap perubahan.
Mengidentifikasi Risiko dan Peluang
Dalam setiap proses, pasti ada potensi hambatan maupun peluang perbaikan. Pendekatan proses membantu organisasi memetakan risiko tersebut sejak awal misalnya risiko keterlambatan bahan baku, kesalahan desain, atau keluhan pelanggan.
Dengan demikian, tindakan pencegahan dapat dilakukan lebih cepat sebelum masalah berkembang menjadi ketidaksesuaian serius.
Peningkatan Berkelanjutan
Pendekatan proses tidak berhenti pada pengendalian, tetapi terus berlanjut pada peningkatan berkelanjutan (continuous improvement).
Melalui analisis data, audit internal, dan umpan balik pelanggan, organisasi dapat menemukan area yang perlu diperbaiki.
Setiap perbaikan kecil yang dilakukan secara konsisten akan berdampak besar terhadap mutu produk dan kepuasan pelanggan jangka panjang.
Penerapan pendekatan proses dalam ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 bukan hanya tentang mengikuti standar, tetapi tentang membangun cara berpikir sistematis di seluruh organisasi.
Dengan memahami hubungan antarproses, mengidentifikasi risiko, dan menerapkan perbaikan berkelanjutan, organisasi dapat:
-
Mengoptimalkan kinerja,
-
Mengurangi kesalahan dan pemborosan, serta
-
Meningkatkan kepuasan pelanggan secara konsisten.
Pendekatan proses membantu organisasi bergerak lebih efisien, terukur, dan berfokus pada hasil.
Jika diterapkan dengan komitmen dan kepemimpinan yang kuat, prinsip ini akan menjadi fondasi utama dalam menciptakan budaya mutu yang berkelanjutan.
—
KONSULTASIKAN KEBUTUHAN ANDA,
HUBUNGI KAMI UNTUK INFORMASI & PEMESANAN
Website : PT Taf Multi Global
Telp kantor : +628892259475 / +6285285414711
Google Maps : ANNEX BUILDING (Bina Sentra, MENARA BIDAKARA 2, Lantai 4) Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12870